仕事に必要なのは想像力。

2年目の社員からの依頼

休みの間の代わりを依頼された

入って2年目の社員に、仕事を休むから、その間自分の代わりをやってくれませんか、と依頼されました。

業務内容としては、それほど難しくはないのですが、やはり毎日やっている者と、そうでない者とでは差が出ますし、書類の場所も細かくは把握していないので、完全に代わりは出来ません。

こればっかりは、先輩後輩関係ないと思います。
毎日それをやってる者の方がうまく出来るし、そこにノウハウは蓄積されます。

だからこそ、担当者は責任を持って自分の仕事を全力で全うするべきですし、自分の代わりがそう簡単に見つからないくらいに仕事の精度を高めるべきだと思います。

そうしないと、その人のいる価値はなくなってしまいますから。

仕事には想像力が必要

仕事には想像力が必要だと思います。
前述の2年目はいつもこなしているルーティンワークがありました。
週に1回必ず行う業務です。

それがあるのも知っていたので、休みの間、代わりをやるのは問題ないけれども、下準備はしておいてね、と伝えておきました。

もしかしたら、こう思う人もいるかも知れません。
先輩のくせに、後輩の仕事すら出来ないのか?
自分の仕事の代わりすらやってくれないのか?と。

そんな下準備までしなくてはならないの?と思うかも知れません。

でも、普段自分がやっている仕事を他人に任せる場合、その人がいつも通り出来るとは限らないのです。
で、あれば、その人のためにしっかりと下準備をするのが当然では無いでしょうか。

他人のために用意出来る人はデキル

結局、そういう下準備を他の誰かの為にしておけるかどうか、で社内の評価があがって、あいつは出来るやつ、というふうになるわけです。

これは常に、後輩に言うことなのですが、全国民総クライアント、くらいの気持ちでやれ、同僚だから、会社の先輩だから、といって甘えるな、と。

完全にクライアント対応する必要はありませんが、同じ会社だからといって、なあなあにするよりも、その人のためにどれだけの事が出来るか、というのは、結局は会社の内外は関係ないと思うのです。

想像して下準備をする

2年目の社員に頼んでおいたのは、下準備です。

下準備が10段階あるとしましょう。。
しかし、その2年目がやった下準備は3くらい。

正直、7~8の段階まで用意してあるものと思っていました。
当日にどうしても、2~3の手順は発生してしまうので、それ以外の部分はやろうと思えば全て出来たはずです。

他の同僚にも聞きましたが、皆同じように、これはやらなさすぎ、と言っていました。

実際に例をみてみます

具体例を挙げるとこんな感じ

具体的にどんな仕事かというと下記のような感じです。
1,日々届けられるファイルを顧客別にわける
2,分けたファイルを、箱に入れる
3,その箱に顧客情報を貼り付ける。
4,箱をきっちり閉める
5,その箱を倉庫に保管する。

仕事としては難しくありません。
誰でもやろうと思えば出来ますが、顧客の名前は数百社。
しかも、法人名でなく代表の個人名で届く場合もあります。
法人名と個人名が頭の中で一致してないと困ってしまいます。

慣れている人なら2時間ほどで終わりますが、慣れていないと倍はかかります。
この2時間が日頃仕事をしているもののノウハウ部分だと思います。

あなたならどこまでやりますか?

どこに時間を取られるのか、といいますと。
・顧客情報の仕分けと、顧客情報が一致しているか(法人と個人など)
・顧客情報を貼り付ける際、そのシールがどのファイルに含まれているか。
・箱詰め作業の手順

さて、あなたなら下準備と言われどこまでやりますか?
ちなみに、ファイルは毎日届きます。

私なら、「3,その箱に顧客情報を貼り付ける。」までやります。

そうすればその日に届いたものを箱につめて、封をして倉庫に保管する。
他の同僚に聞いた際も同じ手順まででした。

実際、3までの手順が一番時間がかかる部分です。

ところが、やってあったのは、1の部分だけだったのです。

想像力をつけるには色々試すこと。

自分が休むことで何が起こるのか、この仕事はどこか一番時間がかかるのか?
というのを想像力を働かせて考えないといけません。

これは日々の仕事でどこに時間がかかるのか?
というのを考えていないと身につきません。

常日頃考えていれば、効率化するにはどうするか?
ということにも結びついてきます。

毎日決められた仕事でも、どこかに改善点があるはずです。
何か思いついたらそれを試してみる。ということが重要だと思います。

上手くいけば良し。うまくいかなくても、他の方法がそこから生まれるかも知れません。

とにかく色々と試してみる。そして想像力を働かせる。
得た経験と知識をアウトプットする。
これが仕事がデキル人だと思います。

偉そうに言ってますが、私もまだまだです。

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